Quer saber como escrever um POP para ter resultados na prática?

Às vezes, sabemos que uma UAN pode ser burocrática. Parece que são papeis e planilhas sem fim. Assim, alguns acreditam que documentos essenciais, como Manual de Boas Práticas e os POPs, não tem utilidade – a não ser serem cobrados pela vigilância sanitária. No entanto, esse é um pensamento errado! Super errado.

POPs com resultado X POPs sem resultados

O que diferencia, então, um POP com resultados e um POP que vai criar pó na estante? Em primeiro lugar, é a maneira como o dono do estabelecimento enxerga aquele documento. Não é só uma obrigação burocrática. É uma ferramenta estratégia para garantir a segurança dos alimentos e o crescimento do local.

Em segundo lugar, temos a forma como esse documento foi feito. Saber como escrever um POP faz toda diferença. Afinal, que sentido tem pegar em mãos um documento sem pé nem cabeça? Por isso, ele não é só uma burocracia. É uma instrução, ou seja, um modelo a seguir.

Ademais, temos a execução desse POP. Porque também não adianta ser bem escrito se não for aplicado. Os funcionários devem ter acesso aos POPS e, além disso, receber o treinamento adequado. Como cobrar algo de alguém se você nem sequer mostrou como deve ser?

Por fim, vem a supervisão e revisão. Dessa maneira, você entende o que funcionou ou não e melhora esse POP. Lembre-se: POPs com resultado passam por atualização. Não é à toa que temos que colocar o número da revisão no cabeçalho do documento.

Como escrever um POP em 5 passos

Nós temos vários posts sobre Procedimentos Operacionais Padronizados aqui no blog da Nutri Mix. Tem explicação sobre o que são, para que servem, sua importância, dica para escrever os POPS obrigatórios, etc. Vale a pena conferir.

Por aqui, nosso foco é como escrever um POP em si. Que linguagem utilizar? Qual ferramenta de edição? Como deixar tudo explicadinho? São coisas que, talvez, você não tenha parado para pensar, mas que vão facilitar a execução do POP.

1. Escolha um programa de fácil acesso e manuseio

Sim, um POP pode ser bonito e até ter elementos visuais. No entanto, a não ser que você tenha muita familiaridade com softwares de edição mais avançados, o melhor é optar pelo básico. Como, por exemplo, o Word e Excel.

Até porque são aplicativos que encontramos em todo celular e computador. Por isso, fica mais fácil acessar os POPs em qualquer lugar.

Além disso, eles são editáveis. Se você quiser mudar algo em seu POP de forma rápida, não precisa nem sequer estar online. E se você, realmente, gosta de algo mais elaborado, é possível fazer isso com as duas ferramentas.

2. Use uma linguagem simples

Nada de palavras que só um escritor do século passado entenderia. Tenha em mente que, ao ler o POP, o auxiliar de serviços gerais e o gerente devem entender o que está escrito.

Sendo assim, use uma linguagem simples. Dicas mais práticas são usar frases curtas e na ordem direta e imperativa. Vamos te dar dois exemplos.

O que não fazer: a água pode ser colocada no recipiente e, então, em seguida, é possível adicionar a solução de hipoclorito de sódio.

O que fazer: coloque a água em um recipiente e adicione o hipoclorito de sódio.

Viu a diferença? A leitura tem que ser fluída. Outra dica legal é ler o texto em voz alta. Se ficou cansativo ou alguma parte estiver confusa para você, com toda a certeza, outra pessoa que ler achará o mesmo.

3. Adicione um glossário

É bem comum, por exemplo, que POPs de higienização tenham palavras incomuns no dia a dia. Desse modo, adicionar um glossário é importante para tornar o POP compreensível a todos.

Na verdade, o glossário é uma ótima forma de mostrar aos funcionários o significado de algumas palavras que o nutricionista sempre fala. Hipoclorito de sódio, por exemplo. O que é? Nem todos sabem.

Qual é a diferença entre higienização e sanitização? O que é um termômetro de espeto e um infravermelho?

Na dúvida, peça para umas cinco pessoas da equipe lerem e grifarem as palavras que não entenderem. Estas devem ir, com toda a certeza, para o glossário.

Você também pode entrar nas legislações sanitárias para entender como esse tópico funciona, já que a maioria tem um glossário de introdução.

4. Inclua fotos do passo a passo com legendas

Em um POP de higienização das mãos, por exemplo, você, provavelmente, vai escrever que o funcionário tem que higienizar o dorso das mãos e unhas. Mas como fazer isso? Até dá para descrever em um texto, mas é bem melhor por foto.

É claro que colocar foto em todos os POPs dá trabalho. No entanto, queremos POPs que deem resultado, certo?

Pensa só: se um dia um funcionário estiver na dúvida sobre algum processo e for consultar o POP, as fotos vão facilitar (e muito!) sua compreensão. Além de ser mais rápido de achar a informação, a imagem fica gravada na cabeça. Além disso, o funcionário pode comparar como está fazendo com a foto que viu no POP.

Se quiser adicionar imagens aos seus POPs, conte conosco! Podemos acompanhar o dia a dia da sua cozinha e ir fotografando os principais processos. Há mais de 10 anos trabalhamos com serviços de alimentação e, inclusive, POPs.

5. Mesmo que pareça óbvio, escreva

Talvez, o tópico mais simples e efetivo sobre como escrever um POP. Tenha em mente que a intenção desse documento é justamente ser bem detalhado. Você não precisa poupar palavras. Tudo bem ficar com mais de uma página, desde que você não esqueça nenhuma etapa do processo.

É como se fosse a cena de um livro e você fosse o autor descrevendo a passagem. O leitor precisa de detalhes para criar o enredo em sua mente. O mesmo acontece com quem lê um POP.

Mesmo que alguma informação pareça óbvia demais, coloque. Ela pode ser óbvia para você, que tem contato com esses assuntos diariamente. Por outro lado, não é tão óbvia para o funcionário que acabou de chegar.

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