Nada como um POP bem definido e atualizado!

Quando foi a última vez que você fez a revisão de POPs da sua cozinha? O mês em que pegou aqueles papeis guardados, aquelas pastas e releu, riscou, fez anotações e, então, atualizou. Afinal, para que o POP cumpra seu objetivo é preciso que ele esteja em constante revisão. Esse é um tipo de documento que não foi feito para criar pó na estante.

O trabalho em uma cozinha é dinâmico e muda todos os dias. É como uma dança: a coreografia é a mesma, mas a execução depende de uma série de fatores. E, no nosso caso, dos funcionários, temperos, fornecedores, nutricionista, bom humor do cozinheiro, equipamentos, utensílios, pedidos do cliente, etc.

REVISÃO DE POPS - COZINHA

O POP não é um documento permanente

Sua presença é, sim, obrigatória, mas seu conteúdo não é estático. O POP tem que estar lá disponível para todos os funcionários e, inclusive, para o fiscal da vigilância sanitária. O que está escrito nele, porém, é passível de mudança.

Só porque você fez os POPs lá quando abriu o seu restaurante, isso significa que não precisa atualizá-los? Desde então, nada mudou? Os produtos, os processos e as pessoas são as mesmas?

Pode ser que seja e, assim, a revisão dos POPs é apenas para assegurar que tudo continua descrito da forma correta. Mas, na maioria das vezes, a resposta é que houve mudança. Essas mudanças devem passar para os POPs.

Um POP determina o que, como, por quem e quando deve ser feito aquilo que ele descreve. Esses são fatores variáveis. A empresa que faz a dedetização do restaurante muda, você escolhe um outro produto para a higienização dos equipamentos, implementa a coleta seletiva…

A movimentação em uma cozinha é constante e a revisão dos POPs deve acompanhar esse fluxo.

Fatores para observar na revisão dos POPs

Temos vários posts por aqui que falam sobre POPs específicos, como:

Apesar do esqueleto ser semelhante, cada POP é diferente. Mas, no geral, alguns elementos são importantes para se observar durante a revisão dos POPs:

  • Erros gramaticais: lembre-se que o POP é um documento formal;
  • Objetividade do texto: todos os funcionários são capazes de entender?;
  • Concisão: a capacidade de dizer o que é preciso em poucas palavras, sem ser prolixo;
  • Responsável técnico: é a mesma pessoa?
  • Instrumentos necessários: você ainda usa tudo o que está listado, tirou ou incluiu algo?;
  • Responsável pela tarefa: é a mesma equipe?;
  • Glossário: será que não faltou dar uma definição mais completa de alguma palavra? Seus funcionários sabem, por exemplo, o que é o hipoclorito de sódio?;
  • Referências: qual é a data das suas referências? Confira se não há alguma legislação mais recente e o ideal é que toda referência tenha até 10 anos de distância da data atual.

REVISÃO DE POPS - passo a passo

Passo a passo: o tesouro do POP (e a principal revisão!)

É para isso que ele existe. Sua essência é descrever o passo a passo da atividade. É sua informação principal, logo, a que merece mais atenção durante a revisão dos POPs.

Primeiramente, antes de partir para revisão em si, tire um dia ou mais para acompanhar a execução dessa tarefa na cozinha. No caso da higienização do reservatório de água ou outras atividades mais pontuais, como a dedetização, é preciso se organizar com antecedência.

Não adianta revisar se você não sabe o que mudou. Por isso, é preciso conferir na prática como sua equipe desempenha tal tarefa. Assim, você também pode melhorar o processo, identificando possíveis falhas.

Aproveite e pergunte aos funcionários o que poderia ser diferente. A ideia aqui é facilitar a vida, não complicá-la. É tornar a rotina mais produtiva, não estressante.

Logo depois dessa observação, é hora de colocar a mão na massa. Ou, melhor dizendo, na caneta. Mesmo que apenas um detalhe tenha sido alterado, temos que colocar essa informação no POP.

Parece trabalhoso, mas, acredite, a revisão dos POPs é o que torna esse documento efetivo e, principalmente, de acordo com a legislação. Quando bem aplicado, o POP traz uma série de benefícios em longo prazo, como:

  • Resultados mais consistentes;
  • Menor chance de cometer falhas;
  • Fluxo de trabalho mais organizado;
  • Menos acidentes de trabalho;
  • Equipe bem orientada e confiante;
  • Clientes satisfeitos;
  • Redução nos custos;
  • Sem problemas com a Vigilância Sanitária;
  • Menor desperdício de alimentos.

Tempo ideal para revisão dos POPs

A RDC nº 275, que dispõem sobre o regulamento técnico para os POPs diz o seguinte:

A implementação dos POPs deve ser monitorada periodicamente de forma a garantir a
finalidade pretendida (…)
Deve-se prever registros periódicos suficientes para documentar a execução e o
monitoramento dos Procedimentos Operacionais Padronizados, bem como a adoção de medidas corretivas (…)
Deve-se avaliar, regularmente, a efetividade dos POPs implementados pelo estabelecimento e, de acordo com os resultados, deve-se fazer os ajustes necessários.
Os Procedimentos Operacionais Padronizados devem ser revistos em caso de modificação que implique em alterações nas operações documentadas.

Não há na legislação uma data certa para fazer a revisão dos POPs. A indicação é que se faça a cada modificação no processo.

O ideal, no entanto, é fazer isso, pelo menos, uma vez ao ano. Isso garante a melhoria contínua dos processos. Se puder, o cenário ideal seria de 6 em 6 meses.

Sabemos que a rotina na cozinha é complexa e nem sempre temos braço o suficiente para dar conta de tudo. Por isso, a revisão dos POPs de 6 em 6 meses é difícil. Mas por que não buscar um apoio?

Aqui, na Nutri Mix, fazemos esses trabalhos pontuais, como o de revisão de POPs. E o melhor de contratar uma consultoria em nutrição é que, ao ter uma opinião de fora, com um olhar mais crítico, você entende o que está faltando e o que pode melhorar.

Às vezes, você vem fazendo algo na sua cozinha há anos sem nem ao menos ter necessidade. Ou, então, existem equipamentos para facilitar ou formas mais simples de executar tal atividade.

Se você precisa de uma revisão dos POPs da sua cozinha, entre em contato com a Nutri Mix!

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